AMIMA : un séminaire médical sorti des e-mails et des affiches

L'Association des Médecins Internes de Marrakech est une association marocaine à but non lucratif fondée en 2000, qui représente plus de 745 médecins de toutes spécialités dans la région de Marrakech et travaille sur les droits des internes, les soins aux patients et le développement professionnel.

Elle n'avait jamais eu de site web, et l'activité qui en avait le plus besoin était le séminaire annuel.

Le problème était un processus, pas une page

Tout passait par l'e-mail et le papier. L'appel à communications partait sous forme d'affiche imprimée et d'une série d'e-mails. Les intervenants répondaient en joignant le résumé de leur intervention, dans la boîte de quelqu'un. Quelqu'un les lisait, décidait du programme, et annonçait le calendrier final de la même manière qu'il avait commencé — encore des affiches, encore des e-mails.

Rien de tout cela n'est inhabituel, et tout cela se casse de la même façon. Les soumissions arrivent dans la boîte d'une seule personne, si bien qu'elle seule sait ce qui est arrivé. Un calendrier annoncé sur une affiche est faux dès qu'il change. Et personne en dehors de la salle n'en voit jamais rien.

Ce que j'ai réalisé

Un seul site portant tout le cycle :

• L'annonce du séminaire, publiée plutôt qu'imprimée.

• Un formulaire de soumission rassemblant les propositions d'intervention en un seul endroit, avec une vue d'administration sur tout ce qui est reçu.

• Le programme final, publié une fois et exact pour tous ceux qui le lisent.

• Une rubrique actualités pour les autres activités de l'association.

• Des sondages auprès des membres, avec les résultats remontés sur la page d'accueil.

• Un back-office couvrant l'ensemble — actualités, sondages et soumissions au même endroit.

Le résultat tenait de la centralisation plutôt que de la nouveauté : une seule adresse où l'association annonçait, recevait et publiait le résultat, à la place de trois habitudes tenues ensemble par celui ou celle qui se trouvait en copie.

Deux ans plus tard, j'ai développé le versant membres de la Société Marocaine de Cardiologie, où le même point de départ — une adhésion nationale gérée à la main — appelait autre chose à l'arrivée.

Développé en PHP et MySQL en 2004. Le site a depuis été remplacé ; ce qui est décrit ici est la version que j'ai livrée.